Gestion electronique des documents qualité en intranet avec drupal et xampp

La gestion documentaire constitue un domaine particulier du système d’information de l’entreprise engagé dans un système de management de la qualité.
Ce domaine à besoin d’être bien maitrisé pour assurer l’efficacité du système.

A- Composition du système documentaire
Un système documentaire est constitué de l’ensemble des données ou informations, des documents et des enregistrements ayant une incidence sur la qualité des produits, la maîtrise des processus et le système qualité d’une entreprise et qui, de ce fait, doivent être maîtrisés.
Une donnée ou information est quantitative ou qualitative (en entrée ou en sortie d’un processus,ou nécessaire à son pilotage), elle est destinée à être analysée et/ou traitée généralement en vue d’être exploitée (raisonnement, décision…).
Un document est un support qui contient et véhicule des données et qui peut être présenté sous différentes formes : papier, disque informatique, bande magnétique, photographie… Les documents peuvent être élaborés en interne par l’entreprise (manuel qualité, procédures, instructions, notes de services…) ou provenir de l’extérieur (normes, cahier des charges ou commande client, catalogue fournisseur, notice d’utilisation d’équipement, réglementation…).
Un enregistrement est la preuve de l’accomplissement d’une action ou d’un événement. Il permet de conserver, de valider et/ou de protéger les données relatives à cette action ou à cet événement  (visa, vérification, compte rendu, revue…), quelle que soit la forme (papier, support informatique...).
Un enregistrement qualité est destiné à fournir des preuves tangibles des activités effectuées ou des résultats obtenus en matière de qualité.
Les normes ISO 9000 constituent le référentiel qualité le plus utilisé. Elles édictent ce sur quoi on se fonde pour construire les systèmes qualité et par conséquent les systèmes documentaires. Elles ne fournissent pas de liste exhaustive des documents à maîtriser. Cependant, elles précisent qu’une documentation suffisante doit être disponible poursuivre et démontrer la conformité aux exigences  spécifiées et le fonctionnement effectif du système qualité.

B-Le système documentaire
En effet, dans un système de management de la qualité, l’exigence de documentation est commandée par la nécessité d’établir une communication d’intention, une cohérence des objectifs et des résultats consignés par écrit. Le volume et l’étendue de la documentation peuvent dépendre de plusieurs facteurs, tels que la taille de l’organisme, la complexité des produits et des processus, les compétences du personnel et la mesure dans laquelle il est nécessaire de démontrer la conformité avec les exigences du système de management de la qualité. Il ne convient pas que la production d’une documentation soit un exercice de complaisance mais au contraire une activité créatrice de valeur.
Chaque entreprise est un cas particulier et c’est à elle de définir son système documentaire c’est-à dire  identifier les données, documents et enregistrements qui le constituent.
Elle doit se limiter à ce qui est nécessaire à l’application envisagée sans perdre de vue le critère de choix : « information, document et enregistrement ayant une incidence sur la qualité de ses produits, la maîtrise de ses processus et sur son système qualité. »
L’incorporation dans le système documentaire de documents ne possédant pas cette propriété aurait pour conséquence de compliquer et d’alourdir inutilement sa gestion.
A titre d’exemple, les documents et enregistrements suivants peuvent constituer un système
documentaire :
- Le manuel qualité,
- Les plans qualité,
- Les procédures du système qualité,
- Les procédures et instructions de contrôle,
- Les instructions de travail,
- Les gammes opératoires,
- Les spécifications,
- Les documentations des fournisseurs,
- Les rapports de contrôle,
- Les rapports de qualification,
- Les rapports d’audit,
- Les enregistrements relatifs aux formations,
- Les étalonnages,
-  ….

C-La gestion informatique du système documentaire
Les différents logiciels proposés sur le marché ont pour objet de faciliter la mise en œuvre des règles Ils présentent, selon le logiciel choisi, les fonctionnalités suivantes :
- Classement des documents selon un sommaire structuré,
- Accès à tous les documents pour toutes les fonctions dans l’entreprise ou accès limité à certains documents par fonction,- Recherche d’un document par mot clef,
- Gestion des interdépendances entre les documents,
- Validation d’un document de manière électronique,
- Identification des fonctions dans l’entreprise concernées par un document,
- Identification des documents concernant chaque fonction,
- Diffusion générale ou sélective des documents de manière électronique,
- Gestion automatique des accusés de réception à la suite d’une diffusion,
- Archivage manuel ou automatique selon une date définie ou par défaut lorsqu’une nouvelle version est mise en application.

Cependant des outils open source existent  et on n’a pas besoin de payer quoi que ce soit
On pourrait utilisé Lazarus couplé au système de gestion de base de donnée Firebird.
Mais cela demandent des notions de programmation orientée objet .
La deuxième alternative est d’utiliser CMS (Content Management système ) c'est-à-dire un système de gestion de contenu
La majorité des CMS sont écrits en PHP et sont Open source. Je pourrais citer PHPnuke , joomla,wordpress,Drupal…..
Nous allons orienter notre discussion vers Drupal .
Nous n’allons pas faire un cours ou un tutoriel sur drupal ; ils existent tellement de tutoriels sur la toile.
Ce CMS peut vraiment  être d’une grande utilité pour la gestion électronique de vos documents qualité .
Une fois mise en place ,il peut disponible à travers un intranet en utilisant un serveur web par exemple XAMPP qui est très complète et facile à mettre en marche .
L’utilisation de drupal ne nécessite pas une maitrise de la programmation .cependant si le system demandent des paramétrage plus ou moins complexes. Cela peut  nécessiter
L’aide d’un expert en drupal .
Drupal est un système déjà opérationnel qui s’installe facilement dans le serveur web .  Ce qui le rends puissant c’est l’ajout de modules contribués.
Il à une très fortes communauté  constitué de volontaires qui apportent leur contribution en développant des modules.
On pourrait citer quelque module qui pourrait etre utiles pour la mise en place du système documentaire.
Le module User
Il est déjà préconfiguré avec drupal .il permet de gérer les utilisateur et leur permission
Le module Taxonomie
Module préconfiguré  à partir de la version 7
Il permet de classifier les documents. Taxonomie nous rappelle la classification des animaux et des plantes en biologie
Ce module est couplé  à la notion de type de contenu (notion très importante)
Le Module views
Module contribué
Drupal est écrit en PHP et fonctionne avec une base de donnée . les bases de donnée disponible sont MySQL, MyriadDB, SQLite
Tous le contenu de drupal est géré dans la base donnée .
Le module Views permet justement d’extraire les informations de la base de donnée et de les présenter.                                                                         

  Ceci n’étant pas un tutoriel de drupal, L’objectif est de montrer toute sa puissance et comprendre comment la mise en place de la gestion électronique des documents peut être facilité si on le maitrise vraiment.
  Pour tout besoin contacter le webmaster .